Nie mehr Ärger mit dem Finanzamt

Vimcar hat ein elektronisches Fahrtenbuch entwickelt, das Mitarbeitern und Selbstständigen die Abrechnung von Dienstfahrten spürbar erleichtert.

Wer seinen Firmenwagen auch privat nutzt oder als Selbstständiger mit dem Auto auch für das Geschäft unterwegs ist, steht steuerrechtlich bei Betriebsprüfungen immer im Konflikt mit dem Finanzamt. Denn bei der Dokumentation der geschäftlichen Fahrten müssen strenge gesetzliche Auflagen eingehalten werden. Schon bei geringen Verstößen werden Fahrtkosten nicht anerkannt – ein Fall, der schnell mehrere hundert oder tausend Euro kosten kann. Ein Fahrtenbuch regelkonform zu führen, erfordert deshalb ein hohes Maß an Disziplin – und jede Menge Zeit. Deshalb wenden manche Dienstwagenfahrer lieber die 1-Prozent-Regel an und versteuern den geldwerten Vorteil des Dienstwagens auf diese Weise. Doch mehr als die Hälfte verschenkt damit bares Geld an das Finanzamt.

Vimcar hat deshalb die Führung des Fahrtenbuchs revolutioniert und einen Fahrtenbuchstecker sowie eine dazugehörige App entwickelt. Damit werden die Daten schnell und einfach aufgezeichnet, können per Smartphone richtig zugeordnet und in eine PDF-Datei umgewandelt werden, die dem Finanzamt vorgelegt wird. Die technische Basis für diese Lösung bildet der Fahrtenbuchstecker. Er protokolliert jede Fahrt und übernimmt die Kilometerdaten direkt aus der Fahrzeugelektronik. Die Fahrtaufzeichnung beginnt jedes Mal, wenn der Wagen gestartet wird. Der Fahrer muss dafür weder einen Knopf drücken noch eine App aktivieren. Er muss noch nicht einmal daran denken, denn der Prozess läuft einfach automatisch. Nach dem Parken erscheint die Fahrt in der Vimcar App und der Fahrer kann sie als dienstlich oder privat ausweisen.

Um die Kilometerdaten an die Vimcar-App weiterzugeben, nutzt der Fahrtenbuchstecker die OBD-Schnittstelle im Fußraum des Wagens. OBD steht für On-Board-Diagnose und ist als automatisiertes Prüfsystem standardmäßig vorhanden – in Fahrzeugen mit Ottomotoren seit 2001, in Dieselfahrzeugen seit 2004. Um den Stecker zu installieren, braucht es nur einen Handgriff. „Durch die clevere Nutzung von Fahrzeugdaten führt der Dienstwagen automatisch Fahrtenbuch. Für die gesetzlich geforderte Vollständigkeit, Lückenlosigkeit und Manipulationssicherheit der Datensätze sorgt unser Fahrtenbuchstecker ab dem ersten Kilometer“, sagt Andreas Schneider, Geschäftsführer der Vimcar GmbH. „Die Zuweisung der einzelnen Datensätze erfolgt nach dem Parken per App und dauert lediglich Sekunden“.

Vimcar wurde gemeinsam mit Steuerberatern sowie entlang der geltenden Rechtslage entwickelt – das Bundesfinanzministerium hat dies bestätigt. „Der größte Vorteil der App ist, dass ich das Thema Fahrtenbuch einfach zwischendrin abhaken kann. Überall und wann ich will“, sagt Eugene Wagner, der Vimcar als Geschäftsführer von Velothek Berlin für sein Unternehmen nutzt.

Mehr über Vimcar erfahren Besucher in der Startup Zone (Stand C 41) der „New Mobility World“.

Hinweis für Pressevertreter:

Am Mittwoch, den 16. September stellen junge Startups – darunter auch VIMcar – ihre Geschäftsideen um 12 Uhr auf der Themenparkbühne der „Startup Zone“ (Stand C 41) im Rahmen einer Pressekonferenz vor.